Płatności i rozliczenia

Płatności pomagają uporządkować finansową stronę współpracy między nauczycielem a uczniem. Pozwalają wygodnie generować rozliczenia za odbyte zajęcia i kontrolować status wpłat.

Jak korzystać z płatności

W module Płatności rozliczasz zajęcia wpisane do kalendarza. Generujesz tu dokumenty z należnościami, sprawdzasz wpływy i udostępniasz uczniowi pełną historię opłat.

Lista rozliczeń

Główny widok Płatności ma przede wszystkim szybko odpowiedzieć na trzy pytania: czy w danym okresie są już dokumenty, na jaką kwotę opiewają i ile z tej kwoty zostało opłacone.

Z tego poziomu możesz:

  • sprawdzić sumę należności oraz sumę już opłaconą,
  • wyeksportować dane do arkusza kalkulacyjnego bądź pliku PDF,
  • wygenerować rozliczenia.
Widok listy rozliczeń z filtrami okresu, podsumowaniem kwot i przyciskiem Generuj rozliczenia.

Schematy stawek

System może od razu podpowiadać właściwą kwotę dla sesji dzięki schematom stawek. Warto je uzupełnić przed pierwszym generowaniem rozliczeń, aby uniknąć ręcznego wpisywania wartości.

Schematy stawek ustawisz w Konfiguracji, w zakładce Ustawienia stawek. Możesz przypisać je globalnie albo do konkretnych kategorii i zdefiniować osobne kwoty dla różnych czasów trwania zajęć.

Widok konfiguracji schematów stawek z różnymi długościami zajęć i przypisaniem do przedmiotu.

Generowanie rozliczeń

Przycisk Generuj rozliczenia uruchamia proces tworzenia dokumentów dla wybranego okresu. To etap, na którym system zbiera kandydatów do rozliczenia, ale ostateczna decyzja nadal należy do Ciebie.

Podczas generowania:

  • widzisz listę sesji i uczniów, którzy mają trafić do dokumentów,
  • masz wybór, które sesje chcesz uwzględnić w rozliczeniu,
  • wybierasz schemat wyceny dla każdej pozycji,
Generator rozliczeń z listą pozycji do wygenerowania, wyborem schematów wyceny i sekcją pominiętych elementów.

Po zatwierdzeniu system tworzy dokumenty w statusie Roboczy. To dobry moment na ostatnią kontrolę, zanim potraktujesz dokument jako gotowy do rozliczenia z uczniem. Po zatwierdzeniu dokument będzie widoczny dla ucznia w jego panelu.

Szczegóły dokumentu i wpłaty

Po wejściu w dokument widzisz konkretne pozycje rozliczenia, ich daty, czas trwania zajęć i kwoty.

Z tego poziomu możesz:

  • sprawdzić, czego dokładnie dotyczy każda pozycja,
  • oznaczyć pojedynczą pozycję jako opłaconą,
  • śledzić sytuacje, w których opłacono częściowo dokument.
Szczegóły rozliczenia z listą pozycji, stanem opłacenia i przyciskami Wpłata oraz Cofnij.

Statusy dokumentów

Status dokumentu pokazuje, na jakim etapie znajduje się rozliczenie:

  • Roboczy oznacza dokument do sprawdzenia.
  • Zatwierdzony oznacza dokument gotowy do rozliczenia z uczniem.
  • Częściowo opłacony oznacza, że część pozycji została już opłacona.
  • Opłacony oznacza, że wszystkie pozycje dokumentu są rozliczone.
  • Anulowany oznacza dokument wyłączony z rozliczenia.

Perspektywa ucznia

Po stronie ucznia moduł Płatności ma prosty cel: poinformować go o należnościach i o tym, czego dokładnie dotyczy dana kwota.

Uczeń widzi przede wszystkim:

  • sekcję Oczekujące na opłatę, czyli dokumenty z pozostałą kwotą do zapłaty,
  • Historię rozliczeń, czyli dokumenty już opłacone, częściowo opłacone albo anulowane,

Dzięki temu uczeń nie musi zgadywać, skąd wzięła się dana należność. Każda kwota jest osadzona w konkretnych zajęciach i widoczna w historii współpracy.